• Apresentação das opções adequadas para o local de realização do evento, após análise detalhada da localização, área, estrutura, equipamento e pessoal do centro de convenções sugerido pela comissão organizadora ou outros indicados pela Suporte Eventos.
• Escolha dos auditórios e demais espaços a serem utilizados. Negociação com o locador para obtenção das melhores condições de preços e prazos de pagamento. Elaboração do contrato de locação, controle dos prazos e datas de pagamento.
• Distribuição das atividades científicas, sociais e de apoio conforme as disponibilidades do centro de convenções ( sessões solenes, conferências, sessões plenárias, sala VIP, secretaria, slide-desk, internet, etc).

• Definição da companhia aérea oficial do evento em conjunto com a comissão organizadora.
• Negociação de tarifas especiais, gratuidades, passes e cortesias em função da inserção da respectiva logomarca no material de divulgação do evento.
• Definição do hotel oficial e hotéis de apoio a serem utilizados, de acordo com as características do evento e com o perfil dos participantes.
• Para o caso do evento ser realizado no próprio hotel, negociação de tarifas, gratuidades, redução no custo do centro de convenções em função da hospedagem.
• Divulgação das opções de hospedagem através dos comunicados do evento.
• Recebimento das solicitações de reserva, envio por escrito de confirmação provisória ao participante.
• Gerenciamento das passagens e hospedagem dos convidados.
• Envio de relatórios periódicos à comissão organizadora.

• Transporte regular exclusivo Hotéis/Centro de Convenções/Hotéis.
• Transporte para as programações sociais do evento (sessões solenes de abertura e encerramento ou quaisquer outras atividades sociais oficiais do evento).
• Traslado de chegada e saída dos participantes (Aeroporto/ Hotéis/ Aeroporto).
• Locação de automóveis para os participantes.

• Gráfico: Criação da identidade visual do evento e elaboração e impressão de: comunicados, cartazes, folhetos, boletins informativos, fichas de inscrições, banners, crachás, certificados, programa oficial, livro de resumos de trabalhos científicos etc.
• Eletrônico: Elaboração e produção de: site específico para o evento, news letters, flyers eletrônicos.

• Elaboração, escolha dos locais e serviços, contratação de pessoal e coordenação da programação social do evento.
• Passeios para acompanhantes: pontos turísticos, visitas ao comércio local acompanhadas de guia, entre outros.
• Eventos paralelos.

• Levantamento prévio de custos junto aos fornecedores para avaliação da comissão organizadora, indicando a relação custo-benefício.
• Agência de viagens.
• Serviços bancários.
• Locadora de automóveis.
• Jantar de confraternização, coquetéis, coffee-break e almoços.
• Sonorização.
• Projeção.
• Equipamentos para tradução simultânea.
• Tradutores e intérpretes.
• Programação visual/letreiros/placas/faixas.
• Recepcionistas.
• Linhas e ramais telefônicos.
• Fotógrafos e filmadores.
• Limpeza.
• Segurança.
• Posto de atendimento médico.
• Transporte/Traslados.
• Montagem da feira de expositores - estandes.

Antes do Evento

Secretaria Informatizada

Consiste na disponibilização de serviços via internet para implantação de processos, principalmente, no pré-evento, visando economia, rapidez, versatilidade e maior controle sobre as informações em tempo real. O serviços online são voltados para os inscritos, comissão científica, no caso de congressos, e para a coordenação geral. Os serviços disponíveis são:

• Inscrição online, avaliação online e sistema gerencial.
• Divulgação do evento através do envio de cartazes, folders e cartas convite.
• Envio de folders para o público alvo, através de listagem fornecida pela Comissão Organizadora ou montada pela Suporte Eventos.
• Envio de carta convite para as sessão solene de abertura para autoridades e demais pessoas indicadas pela comissão organizadora.
• Elaboração e envio da correspondência necessária aos conferencistas.
• Preparação da lista geral dos participantes por ordem numérica, alfabética e por procedência.
• Assessoria de imprensa - elaboração de press-releases para jornais, rádio e televisão ou outras mídias, de acordo com as características de cada evento.
• Preparação do local onde será realizado o evento.
• Acompanhamento da montagem dos estandes. Sinalização visual.
• Preparação e montagem do material dos participantes, em pasta exclusiva.
• Efetivação das inscrições, envio de carta de confirmação, recebimento de pagamentos e cadastramento do participante.
• Envio de relatórios detalhados dos valores referentes às taxas de inscrições, à comissão organizadora.
• Transferência da secretaria para o local do evento, durante a realização do mesmo.

Durante o Evento

Secretaria Informatizada

• Atendimento aos participantes nos balcões de inscrições no local.
• Entrega de material aos pré-inscritos.
• Montagem e operação do "slide-desk".
• Montagem e operação de sala de imprensa.
• Elaboração, emissão e entrega dos certificados aos participantes.

Após o Evento

• Pagamentos finais aos fornecedores.
• Fechamento de caixa.
• Envio de certificados remanescentes.
• Elaboração, redação e envio de cartas de agradecimentos à autoridades, convidados, conferencistas e fornecedores.
• Avaliação final dos trabalhos.

Atuamos no desenvolvimento e criação do hot-site institucional do evento, além do fornecimento do sistema de credenciamento para congressos, manual do expositor, trabalhos científicos, geração de boleto on-line.

Sistemas

Credenciamento Antecipado:

• O congressista faz sua inscrições via web,e emite o boleto e efetua o pagamento com rapidez, comodidade e segurança.
• Emissão de relatórios diversos e o controle financeiro de todas inscrições.

Gerenciamento de Trabalhos Científicos:

• Os Autores enviam seus trabalhos científicos via web e através desta podem acompanhar o andamento das etapas de avaliação até o resultado final. Os analistas utilizam uma área restrita do site para acessar os trabalhos, analizar e dar seu parecer.
• Permite controle sobre todos estágios: recebimento, avaliação e aprovação.

Ferramenta de Venda On-line de Estandes:

Com o objetivo de agilizar e facilitar a venda dos estandes desenvolvemos uma ferramenta para venda de estande on-line. Com esta ferramenta os expositores ao acessar com seu usuário e senha escolhem no mapa virtual da feira a localização do estande desejado, geram o contrato, escolhem a forma de pagamento, juntamente com os boletos bancários. Este procedimento facilita o controle das vendas para a empresa organizadora do evento, pois, o administrador tem todo o controle através de relatórios. A ferramenta reduz custos e tempo de todos os processos modernizando e maximizando o potencial do seu evento.

Coletor de Dados

Gerenciamento de Trabalhos Científicos:

Credenciamento no evento

No evento a praticidade de nossos sistemas e a qualificação de nosso pessoal garante um atendimento ágil, evitando a formação de filas, gerando assim um banco de dados completo com as informações dos congressistas e expositores.

Registro de frequência/Controle de Acesso

• Permite controlar a frequência e o acesso em Congressos, através de códigos de barras impressos nos crachás.
• Bloqueio o acesso caso a pessoa não esteja habilitada para entrar no local em questão.

Relatórios Fornecidos

• Controle de freqüência e presença. (norma CNA).
• Apuração do fluxo de pessoas por palestras e salas de conferências.